Como Montar um Plano de Ação [Guia Completo]

Um plano de ação é uma espécie de calendário que mostra quais são os objetivos que devem ser atingidos e como executá-los em um determinado período de tempo. Neste documento, estão todos informações necessárias para montar um plano de ação.

Um plano de ação que não é produzido com qualidade pode fazer com que a empresa perca tempo e dinheiro. 

Quer saber mais informações sobre o plano de ação? 

Neste artigo, vamos aprender todos os detalhes sobre essa ferramenta. 

• Afinal, o que é um plano de ação?
• Como montar um plano de ação?
• Como o Ciclo PDCA pode ajudar no plano de ação?

Continue lendo este texto e tire todas as suas dúvidas!

Afinal, o que é um plano de ação? 

Um plano de ação é um documento em que é adicionado todos os dados sobre um determinado propósito. Nele, está incluído o assunto que será tratado, as etapas que precisam ser desenvolvidas, os recursos físicos, responsáveis pelo plano, entre outros itens. 

A ferramenta ajuda as pessoas e empresas a tomarem decisões antes que as estratégias sejam implementadas, garantindo mais eficiência e correção prévia de futuros problemas. Se o plano de ação for conduzido com qualidade, ele pode servir até como apoio para um planejamento estratégico. 

Um plano de ação pode ser utilizado para vários objetivos, seja por profissionais que almejam uma promoção na carreira ou para empresas que buscam novas soluções para o seu negócio. 

O plano de ação é recomendável para objetivos de curto prazo. No entanto, não há empecilhos para implementar o método para outras situações. 

Essa ferramenta permite que o responsável pelo plano siga uma série de atividades que vão ajudá-lo a alcançar o objetivo de forma eficiente e prática.  

Um plano de ação não pode ser feito de qualquer forma. O executor deve ter paciência para agrupar e analisar os dados do projeto. 

Se você pretende utilizar o plano de ação para potencializar a sua carreira, a coleta de dados pode ser executada por meio do autoconhecimento sobre as suas qualificações profissionais e pessoais. 

Se você pretende sugerir novas ideias para o seu negócio, use alguns documentos para agilizar o processo, por exemplo, atas de reuniões, relatórios de auditoria e pesquisas. 

Como montar um plano de ação? 

O responsável pelo plano de ação precisa seguir algumas etapas para que o seu objetivo seja alcançado. 

Conheça abaixo cada uma. 

Crie o planejamento estratégico 

Inicialmente, você deve criar o planejamento estratégico do seu negócio. 

O mais indicado é listar como o seu time ajuda a alcançar as metas da sua empresa. 

Dessa forma, você saberá como as atitudes de cada um impacta no sucesso do seu negócio. 

Essa simples atitude tem o poder de engajar a sua equipe, fazendo com que todos os membros reconheçam o seu papel no sucesso da empresa. 

Definita metas 

Agora que você já tem um panorama do objetivo que pretende alcançar, a próxima etapa é criar metas mensuráveis. 

O ideal é estabelecer metas em que o seu time consegue entender o que já foi realizado por cada membro da equipe. Dessa forma, terão um tempo hábil para consertar os erros e tornar mais fácil a conquista do objetivo. 

Se os objetivos não forem alcançados, você terá mais autonomia para cobrar os erros e avaliar a performance de toda a equipe. 

As metas podem ser definidas também de acordo com a técnica Smart, que é uma importante ferramenta de coaching. 

Ela defende a ideia de que uma boa meta deve ter as seguintes características: S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal). 

Delegue tarefas 

Um dos maiores erros na hora de desenvolver um plano de ação é não delegar tarefas. O acúmulo de funções pode trazer vários problemas para os seus resultados. 

Por isso, você deve listar quais são as demandas que o seu time deve cumprir para atingir o objetivo. Além disso, sinalize quem será o responsável por cada tarefa. 

Uma dica interessante é solicitar aos colaboradores para que eles escrevam quais são as suas principais tarefas. Em seguida, reserve um período na agenda para conversar com cada um e ajudá-los com as melhores orientações. 

Assim, todas as pessoas sabem quais são as tarefas que precisam ser executadas e quais são os colaboradores responsáveis por cada demanda. 

Organize as tarefas 

No mundo corporativo, alguns desafios e metas podem ser mais complicados de alcançarem os resultados. 

Nas tarefas que são mais tranquilas para atingir as metas, recomendamos quebrar as atividades maiores em pedaços menores, que são mais simples de serem desenvolvidos e executados. 

Essa dinâmica permite que os membros do seu time administre as atividades com menos dificuldade e tenha mais ideia de quanto tempo será gasto para cumprir as tarefas que ainda faltam no planejamento. 

Os gestores também saem ganhando com esse cenário, pois as atividades menores são mais fáceis de administrá-las. 

Estabeleça prazos

Todo projeto precisa de um prazo definido. 

Você pode consultar cada colaborador da sua empresa para entender quanto tempo ele gasta para executar cada atividade. 

Os prazos são essenciais para que os funcionários tenham um planejamento mais eficiente para desempenhar as atividades, organizando as demandas de acordo com a urgência e importância. 

Nesse acompanhamento, o gestor consegue monitorar a produtividade dos seus colaboradores. 

Isso é muito importante porque o profissional pode desenvolver treinamentos para melhorar a performance da equipe. 

Faça representações visuais 

As representações visuais sempre foram excelentes recursos tanto no ambiente profissional como no pessoal. Essa técnica ajuda a entender o panorama geral da situação. 

Portanto, crie um modelo de representação visual do seu plano para ser fixado em sua empresa. 

Essa figura é capaz de aumentar o engajamento do seu time, pois todos os membros podem monitorar o desenvolvimento das atividades. 

O recurso gráfico também ajuda a acompanhar quais são as atividades que ainda não foram concluídas no plano de ação. Dessa forma, será mais fácil definir as próximas prioridades junto com a sua equipe. 

Usar a representação visual em forma impressa no escritório é muito recomendado, dessa forma todos os colaboradores terão contato com as informações. Caso precise de dicas para escolher a Melhor Impressora no seu caso, conheça o site.

Como o Ciclo PDCA pode ajudar no plano de ação? 

O Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão bastante utilizada pelas empresas, pois têm o poder de melhorar diversos problemas que atrapalham o sucesso de uma organização. Isso ocorre porque ele utiliza um ciclo com quatro etapas que são denominados da seguinte forma: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). 

O objetivo da ferramenta é fazer com que as pessoas entendam porque aquele problema existe na empresa e como ele pode ser resolvido. Para isso, o foco é direcionado para a causa e não para as consequências que esse empecilho pode trazer ao negócio. 

Após descobrir o motivo de um problema, os indivíduos colocam a mão na massa para estimular as mudanças nos processos. Isso é muito importante, pois ajuda a alcançar os resultados com mais competência e agilidade. 

O Ciclo PDCA defende a ideia de que um planejamento não pode ser feito somente uma vez. Pelo contrário, ele é mutável para atender as necessidades do cenário atual. 

O Ciclo PDCA é responsável por fazer esse monitoramento, que deve ser realizado de forma frequente.

Conheça abaixo a importância de cada etapa do ciclo PDCA. 

• Planejamento: o planejamento é uma das partes mais importantes. Ele evita falhas e perda de tempo durante os processos. O planejamento deve estar alinhado com a missão, visão e os valores do negócio. Neste momento, deve-se estabelecer as metas e objetivos do plano de ação;
• Execução: o plano é colocado em prática. Você não deve ultrapassar as fases, pois cada uma é importante no processo. A fase de execução ainda têm outras fases como: treinamento dos colaboradores e profissionais envolvidos no projeto, execução das tarefas e coleta dos dados para uma avaliação futura. 
• Checagem: nesta etapa, você deve investigar se há gargalos no projeto. É importante verificar se as metas foram alcançadas e se é possível avaliar os resultados de acordo com os dados coletados; 
• Ação: a última etapa do ciclo PDCA se refere a atividades que são executadas para corrigir problemas e promover a melhora contínua. 

Em um primeiro momento, o ciclo PDCA pode ser complicado. No entanto, vale a pena o esforço, pois ele traz diversos benefícios para a sua empresa como: eficácia, maior gerenciamento de riscos do projeto, redução de custo e aplicações Ilimitadas. 

Um plano de ação não pode ser esquecido em uma gaveta ou em uma pasta do seu computador. Você deve monitorar cada etapa com frequência para descobrir como está a evolução do projeto. 

Em caso de imprevistos, você deve se adequar e voltar para o planejamento que foi feito no início da estratégia, exceto quando ocorre a implementação do ciclo PDCA.